Politică de Confidențialitate

Această Politică de Confidențialitate descrie modul în care SC Auto Core Lab SRL colectează, utilizează, stochează și protejează datele cu caracter personal ale utilizatorilor website-ului autocorelab.ro, ale clienților, potențialilor clienți, reprezentanților societăților comerciale, partenerilor și altor persoane care interacționează cu noi.

Această politică are caracter informativ privind prelucrarea datelor personale și nu limitează drepturile legale ale persoanelor vizate. SC Auto Core Lab SRL își rezervă dreptul de a actualiza, modifica sau completa prezenta politică în orice moment, în funcție de modificări legislative, tehnice, comerciale, operaționale sau de securitate.

Prezenta Politică de Confidențialitate este separată de Politica de Cookies. Informații detaliate despre cookie-uri, tehnologii similare, analytics, tracking și opțiunile de consimțământ vor fi prezentate într-o Politică de Cookies separată.

1. Identitatea operatorului de date

Operatorul datelor cu caracter personal este:

În sensul GDPR, SC Auto Core Lab SRL stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor cu caracter personal colectate prin website, formulare, comenzi, conturi de client, comunicări directe, servicii de reparații, vânzări de produse refurbished/exchange units, servicii de garanție, suport și alte interacțiuni comerciale.

2. Domeniul de aplicare al politicii

Prezenta politică se aplică prelucrărilor de date efectuate în legătură cu:

• utilizarea website-ului autocorelab.ro;
• transmiterea de cereri de ofertă, solicitări de reparație, comenzi sau întrebări;
• crearea și utilizarea unui cont de client sau dashboard, atunci când această funcționalitate este disponibilă;
• achiziționarea de servicii de reparații electronice auto;
• achiziționarea de produse refurbished, unități de schimb sau exchange units;
• verificarea compatibilității modulelor/pieselor auto;
• livrarea și returul produselor;
• procesarea plăților;
• emiterea facturilor și îndeplinirea obligațiilor contabile/fiscale;
• gestionarea garanțiilor, reclamațiilor, suportului și disputelor;
• comunicări prin email, telefon, WhatsApp, chat website, formulare online sau social media;
• marketing, newsletter, remarketing, analytics și publicitate personalizată, în condițiile legii.

Serviciile și website-ul sunt destinate persoanelor cu vârsta de minimum 18 ani, persoanelor cu capacitate legală de a contracta și persoanelor juridice/reprezentanților acestora. Website-ul și serviciile SC Auto Core Lab SRL nu sunt destinate minorilor.

3. Categorii de date cu caracter personal prelucrate

În funcție de modul în care interacționați cu noi, putem prelucra următoarele categorii de date, în măsura în care acestea sunt necesare, furnizate de dumneavoastră sau generate prin utilizarea serviciilor noastre:

3.1. Date de identificare și contact

• nume și prenume;
• număr de telefon;
• adresă de email;
• adresă de livrare, colectare sau returnare, după caz;
• date transmise prin formulare, email, WhatsApp, chat website, telefon sau social media.

3.2. Date privind contul de client / dashboard-ul

• date necesare pentru crearea și administrarea contului;
• istoricul cererilor, comenzilor, reparațiilor și comunicărilor;
• setări, preferințe și acțiuni efectuate în cont;
• cereri de ștergere sau modificare a contului/datelor.

3.3. Date privind vehiculul, piesa, modulul sau lucrarea solicitată

• marcă, model și an vehicul;
• VIN / serie șasiu, atunci când este necesar pentru identificarea corectă a piesei sau compatibilității;
• cod piesă, cod modul, serie modul, part number, număr de identificare tehnic al componentei;
• detalii despre ECU, TCU, DSG, dashboard, FRM, ABS, BCM sau alte module electronice auto;
• simptome defect, descriere problemă, istoric al intervențiilor, informații tehnice furnizate de client;
• fotografii cu piesa, modulul, eticheta, defectul, zona afectată sau alte imagini tehnice necesare pentru ofertare, diagnostic preliminar, verificare, reparație sau garanție.

3.4. Date de facturare, plată și livrare

• date de facturare pentru persoane fizice sau juridice;
• nume firmă, CUI, adresă firmă și alte date necesare facturării, dacă sunt furnizate;
• informații privind metoda de plată: card online, transfer bancar, ramburs/curier sau alte metode disponibile;
• status comandă, livrare, retur, ramburs, confirmare plată, confirmare expediere;
• date necesare pentru comunicarea cu furnizorii de servicii de curierat și transport.

SC Auto Core Lab SRL nu urmărește să stocheze complet datele cardului bancar. Plățile online cu cardul sunt procesate, după caz, prin procesatori de plată autorizați, conform propriilor politici și măsuri de securitate ale acestora.

3.5. Date tehnice și de utilizare a website-ului

• adresă IP;
• identificatori online;
• tip browser, sistem de operare, dispozitiv, setări tehnice;
• pagini accesate, timp petrecut pe website, interacțiuni cu website-ul;
• date de cookies, analytics, tracking și marketing, conform Politicii de Cookies;
• date privind securitatea website-ului, erori tehnice, loguri și activități suspecte.

3.6. Date privind marketingul, newsletterul și publicitatea

• adresă de email pentru newsletter, dacă vă abonați;
• preferințe de comunicare;
• consimțământuri și retrageri ale consimțământului;
• interacțiuni cu emailuri, reclame, campanii sau conținut online;
• segmente de audiență, remarketing și date de profilare pentru publicitate personalizată, acolo unde legea permite.

3.7. Date privind recenzii, testimoniale, exemple de lucrări și studii de caz

Putem prelucra date legate de recenzii, testimoniale, feedback, fotografii cu lucrări/reparații, exemple tehnice și studii de caz. Atunci când materialele pot identifica direct clientul, vehiculul sau alte informații personale/confidențiale, vom utiliza un temei legal adecvat, inclusiv consimțământul acolo unde acesta este necesar.

Fotografiile tehnice sau exemplele de lucrări pot fi anonimizate, mascate sau editate înainte de publicare, inclusiv prin ascunderea VIN-ului, seriilor de piesă, datelor clientului, datelor vehiculului, adreselor, emailurilor sau altor informații identificabile ori confidențiale.

4. Sursele datelor personale

Datele pot proveni din următoarele surse:

• direct de la dumneavoastră, prin formulare, cont client, comenzi, email, telefon, WhatsApp, chat, social media sau alte canale;
• din interacțiunile cu website-ul autocorelab.ro;
• din comunicările cu personalul SC Auto Core Lab SRL;
• de la procesatori sau parteneri implicați în plată, livrare, facturare, suport, securitate sau administrarea serviciilor;
• din documente, fotografii sau informații tehnice transmise voluntar de client.

Clientul este responsabil pentru corectitudinea, completitudinea și actualizarea datelor transmise. SC Auto Core Lab SRL nu răspunde pentru întârzieri, livrări greșite, imposibilitatea identificării piesei, oferte incorecte, imposibilitatea prestării serviciului sau alte probleme cauzate de date incorecte, incomplete, neactualizate, contradictorii sau înșelătoare furnizate de client.

5. Scopurile și temeiurile legale ale prelucrării

SC Auto Core Lab SRL prelucrează datele personale în baza unuia sau mai multor temeiuri legale prevăzute de GDPR, inclusiv:

• executarea unui contract sau efectuarea de demersuri precontractuale;
• îndeplinirea unei obligații legale;
• interesul legitim al SC Auto Core Lab SRL;
• consimțământul persoanei vizate, acolo unde este necesar;
• protejarea drepturilor și intereselor legale ale SC Auto Core Lab SRL, ale clienților sau ale terților.

5.1. Oferte, cereri, comenzi și prestarea serviciilor

Prelucrăm datele pentru a primi, analiza și răspunde la cereri, pentru a emite oferte, pentru a procesa comenzi, pentru a presta servicii de reparații electronice auto, pentru a vinde produse refurbished/exchange units, pentru a gestiona livrarea, plata, retururile, garanția și suportul.

5.2. Verificarea compatibilității pieselor și modulelor

Putem prelucra date precum VIN/serie șasiu, marcă/model/an, cod piesă, serie modul, fotografii ale etichetei, simptome defect și alte informații tehnice pentru identificarea corectă a componentei, verificarea compatibilității, evitarea erorilor de comandă/reparație și formularea unei oferte cât mai corecte.

5.3. Comunicarea cu clientul

Putem contacta clientul prin telefon, email, WhatsApp, chat website, social media sau alte canale indicate ori utilizate de client, pentru clarificări privind cererea, comanda, reparația, livrarea, garanția, suportul, reclamațiile, plățile sau alte aspecte operaționale.

5.4. Facturare, contabilitate și obligații legale

Prelucrăm datele necesare pentru emiterea facturilor, evidență contabilă, raportări fiscale, arhivare și respectarea obligațiilor legale aplicabile.

5.5. Plăți și prevenirea chargeback-urilor

Prelucrăm date pentru confirmarea plăților, gestionarea metodelor de plată, reconciliere contabilă, prevenirea fraudelor, gestionarea chargeback-urilor, disputelor de plată și recuperarea sumelor datorate.

5.6. Garanții, reclamații, retururi și suport

Prelucrăm datele pentru a analiza și soluționa solicitări de garanție, reclamații, retururi, cereri de suport, dispute tehnice și comerciale.

5.7. Prevenirea fraudelor, securitate și protecția businessului

SC Auto Core Lab SRL poate prelucra date pentru prevenirea, detectarea și investigarea fraudelor, comenzilor false, abuzurilor, tentativelor de acces neautorizat, atacurilor informatice, comportamentelor suspecte, chargeback-urilor nejustificate, reclamațiilor nefondate și altor riscuri legale, tehnice sau operaționale.

5.8. Păstrarea și utilizarea datelor ca dovezi

Datele personale, comunicările, fotografiile tehnice, istoricul reparațiilor, detaliile comenzilor și documentele asociate pot fi păstrate și utilizate ca dovezi în caz de litigii, reclamații, dispute de garanție, retururi, chargeback-uri, investigații de fraudă, comportament abuziv, recuperare creanțe, executare contractuală sau apărarea drepturilor SC Auto Core Lab SRL.

5.9. Marketing, newsletter și comunicări comerciale

Putem prelucra date pentru trimiterea de newslettere, oferte, noutăți, campanii comerciale sau comunicări de marketing:

• pe baza consimțământului, atunci când utilizatorul se abonează voluntar;
• către clienți existenți, în condițiile permise de lege;
• cu posibilitatea de dezabonare sau opoziție la marketing direct.

5.10. Analytics, remarketing, publicitate personalizată și profilare

Website-ul poate utiliza tehnologii precum Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, TikTok Pixel, Google Ads, Meta Ads, TikTok Ads și tehnologii similare, pentru statistici, măsurarea performanței campaniilor, segmentarea audienței, remarketing, publicitate personalizată și optimizarea experienței utilizatorilor.

Aceste activități pot implica profilare pentru scopuri de marketing, cum ar fi includerea utilizatorului într-un segment de audiență sau afișarea de reclame relevante. SC Auto Core Lab SRL nu intenționează să ia decizii exclusiv automate care să producă efecte juridice sau efecte similare semnificative asupra persoanei vizate fără un temei legal adecvat.

5.11. Recenzii, testimoniale, poze de lucrări și studii de caz

Putem prelucra date pentru publicarea sau utilizarea internă a recenziilor, testimonialelor, exemplelor tehnice, fotografiilor de reparații, studiilor de caz și materialelor demonstrative. Atunci când este necesar, vom solicita consimțământul clientului.

5.12. Control calitate, training intern și îmbunătățirea serviciilor

SC Auto Core Lab SRL poate păstra și utiliza intern poze tehnice, istoricul reparației, detaliile modulului, simptomele defectului și comunicările relevante pentru diagnostic, verificare tehnică, garanție, dovada lucrării, control calitate, training intern, prevenirea erorilor tehnice și apărarea împotriva reclamațiilor sau pretențiilor.

6. Obligația de a furniza date corecte și consecințele nefurnizării datelor

Furnizarea anumitor date este necesară pentru transmiterea unei cereri, emiterea unei oferte, identificarea piesei, verificarea compatibilității, procesarea comenzii, prestarea serviciului, livrare, facturare, garanție sau suport.

Dacă refuzați să furnizați datele necesare, furnizați date incomplete, incorecte, contradictorii, imposibil de verificat sau suspecte, SC Auto Core Lab SRL poate fi în imposibilitatea de a răspunde cererii, de a emite o ofertă corectă, de a accepta comanda, de a identifica piesa, de a presta serviciul, de a livra produsul sau de a soluționa garanția/reclamația.

SC Auto Core Lab SRL își rezervă dreptul de a refuza, suspenda, anula sau limita procesarea unei cereri/comenzi atunci când datele furnizate sunt incomplete, incorecte, imposibil de verificat, suspecte, abuzive, neactualizate, contradictorii sau pot crea un risc legal, tehnic, financiar, comercial ori operațional pentru firmă.

7. Comunicări și păstrarea comunicărilor ca dovezi

Comunicările cu clientul pot avea loc prin telefon, email, WhatsApp, chat website, formulare online, social media sau alte canale utilizate de client ori puse la dispoziție de SC Auto Core Lab SRL.

Emailurile, mesajele WhatsApp, conversațiile din chat, mesajele social media, formularele trimise, istoricul cererilor/comenzilor și alte comunicări relevante pot fi păstrate și utilizate ca dovezi pentru verificarea instrucțiunilor clientului, ofertare, comandă, service, garanție, suport, reclamații, dispute, chargeback-uri, recuperare creanțe, apărarea drepturilor SC Auto Core Lab SRL și respectarea obligațiilor legale.

8. Destinatarii datelor personale

Putem transmite sau permite accesul la datele personale, strict în măsura necesară, către următoarele categorii de destinatari:

• personalul și colaboratorii autorizați ai SC Auto Core Lab SRL;
• furnizori de servicii de curierat și transport;
• procesatori de plăți online, bănci și furnizori implicați în gestionarea plăților;
• furnizori de servicii de facturare, contabilitate și arhivare;
• furnizori IT, servicii de securitate, mentenanță, administrare website și infrastructură tehnică;
• furnizori de email, newsletter, comunicare, CRM sau suport clienți;
• platforme de analytics, tracking, publicitate și marketing, inclusiv Google, Meta, TikTok sau servicii similare;
• consultanți, contabili, auditori, avocați, notari, executori, firme de recuperare creanțe sau alți profesioniști implicați în protejarea drepturilor și intereselor SC Auto Core Lab SRL;
• autorități publice, ANAF, autorități de control, organe de cercetare, instanțe, autorități de protecție a consumatorului sau alte instituții competente, atunci când legea cere sau permite;
• alte persoane sau entități, atunci când transmiterea este necesară pentru executarea contractului, îndeplinirea obligațiilor legale, apărarea drepturilor sau protejarea intereselor legitime ale SC Auto Core Lab SRL.

Hostingul website-ului este administrat in-house de SC Auto Core Lab SRL. Cu toate acestea, anumite servicii auxiliare, cum ar fi plățile, emailul, analytics, marketingul, securitatea, facturarea sau curieratul, pot fi furnizate de terți.

9. Transferuri internaționale de date

Anumite servicii utilizate de SC Auto Core Lab SRL pot implica transferul sau accesarea datelor din afara Uniunii Europene/Spațiului Economic European, inclusiv prin platforme precum Google, Meta, TikTok, Stripe, Mailchimp sau servicii similare.

În cazul în care datele sunt transferate în afara UE/SEE, SC Auto Core Lab SRL va urmări ca aceste transferuri să se realizeze în baza unor garanții adecvate prevăzute de GDPR, cum ar fi decizii de adecvare, clauze contractuale standard, măsuri suplimentare de protecție sau alte mecanisme legale aplicabile.

10. Perioada de păstrare a datelor

SC Auto Core Lab SRL păstrează datele personale doar atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate, pentru respectarea obligațiilor legale, pentru executarea contractelor, pentru gestionarea garanțiilor, pentru apărarea drepturilor și pentru protejarea intereselor legitime ale firmei.

În principiu, pot fi aplicate următoarele perioade sau criterii de păstrare:

• cereri de ofertă sau solicitări fără comandă finalizată: de regulă, aproximativ 12 luni, cu excepția cazului în care există un motiv justificat pentru păstrare mai îndelungată;
• date privind comenzi, reparații, produse refurbished/exchange units, diagnostic, fotografii tehnice și istoricul lucrării: pe durata necesară prestării serviciului, gestionării garanției standard, suportului, reclamațiilor și apărării drepturilor SC Auto Core Lab SRL;
• date privind contul de client: pe durata existenței contului și ulterior atât timp cât este necesar pentru obligații legale, contractuale, fiscale, de garanție, securitate, prevenirea fraudelor sau apărarea drepturilor;
• facturi, documente contabile și documente financiar-fiscale: conform legislației fiscale și contabile aplicabile, în general între 5 și 10 ani, în funcție de natura documentului;
• date de marketing/newsletter: până la retragerea consimțământului, dezabonare sau opoziție, cu păstrarea minimă a dovezii consimțământului/dezabonării dacă este necesar;
• loguri de securitate și date tehnice: pentru perioada necesară securității, administrării sistemelor, prevenirii fraudelor și investigării incidentelor;
• date utilizate ca dovezi: pe durata necesară soluționării disputei, reclamației, chargeback-ului, investigației, recuperării creanțelor, procedurii judiciare/extrajudiciare sau apărării drepturilor.

Datele pot fi păstrate mai mult decât termenele standard atunci când există o dispută, reclamație, investigație, suspiciune de fraudă, chargeback, litigiu, recuperare creanțe, problemă de garanție, obligație legală sau un alt interes legitim justificat al SC Auto Core Lab SRL.

11. Ștergerea contului și a datelor

Utilizatorii pot solicita ștergerea contului și/sau a datelor personale:

• direct din cont/dashboard, dacă această funcționalitate este disponibilă; sau
• prin email la privacy@autocorelab.ro.

Ștergerea datelor nu va afecta prelucrările efectuate anterior în mod legal. De asemenea, anumite date pot fi păstrate chiar și după solicitarea de ștergere, în măsura în care păstrarea este necesară pentru respectarea obligațiilor legale, facturare, contabilitate, garanție, apărarea drepturilor, prevenirea fraudelor, soluționarea reclamațiilor sau alte temeiuri legale aplicabile.

12. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile GDPR și ale legislației aplicabile, aveți următoarele drepturi:

• dreptul de acces la datele personale;
• dreptul la rectificarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete;
• dreptul la ștergerea datelor, în cazurile prevăzute de lege;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor;
• dreptul de opoziție la prelucrare, inclusiv la marketing direct;
• dreptul de a retrage consimțământul, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii;
• dreptul de a nu fi supus unei decizii exclusiv automate cu efecte juridice sau similare semnificative, în condițiile legii;
• dreptul de a depune plângere la o autoritate de supraveghere competentă.

Pentru exercitarea drepturilor, ne puteți contacta la privacy@autocorelab.ro.

SC Auto Core Lab SRL poate solicita informații suplimentare pentru verificarea identității solicitantului și pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat. Cererile vor fi soluționate în termenele prevăzute de lege. În cazul cererilor vădit nefondate, excesive, repetitive sau abuzive, SC Auto Core Lab SRL poate aplica limitările permise de legislația aplicabilă.

13. Dreptul de plângere

Dacă apreciați că prelucrarea datelor dumneavoastră personale încalcă legislația aplicabilă, aveți dreptul să depuneți o plângere la autoritatea competentă pentru protecția datelor.

În România, autoritatea competentă este:

Vă recomandăm ca, înainte de a depune o plângere, să ne contactați la privacy@autocorelab.ro, pentru a încerca soluționarea rapidă și amiabilă a situației.

14. Securitatea datelor

SC Auto Core Lab SRL aplică măsuri tehnice și organizatorice rezonabile, proporționale cu natura datelor prelucrate, riscurile existente, costurile implementării și specificul activității, pentru protejarea datelor personale împotriva accesului neautorizat, pierderii, modificării, divulgării, distrugerii sau utilizării neautorizate.

Aceste măsuri pot include, după caz, controlul accesului, parole, limitarea accesului la date, măsuri de securitate IT, monitorizare, backup, actualizări, proceduri interne și verificări operaționale.

Cu toate acestea, nicio metodă de transmitere prin internet și niciun sistem informatic nu pot garanta securitate absolută. SC Auto Core Lab SRL nu poate garanta eliminarea completă a tuturor riscurilor, dar va acționa rezonabil și proporțional pentru protejarea datelor personale și pentru gestionarea incidentelor de securitate, în conformitate cu legea.

15. Cookies, analytics și tehnologii similare

Website-ul autocorelab.ro poate utiliza cookie-uri și tehnologii similare pentru funcționarea website-ului, securitate, preferințe, statistici, analytics, marketing, remarketing și publicitate personalizată.

Pot fi utilizate servicii precum Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, TikTok Pixel și tehnologii similare. Utilizarea acestora se va realiza în conformitate cu legislația aplicabilă, inclusiv prin solicitarea consimțământului acolo unde este necesar.

Informații detaliate despre tipurile de cookie-uri, furnizori, scopuri, durate și opțiunile de consimțământ sunt prezentate în Politica de Cookies separată.

16. Modificarea politicii

SC Auto Core Lab SRL poate modifica, actualiza sau completa prezenta Politică de Confidențialitate în orice moment, în special ca urmare a:

• modificărilor legislative;
• modificărilor tehnice ale website-ului;
• introducerii de funcționalități noi, conturi, dashboard, metode de plată sau servicii;
• schimbării procesatorilor sau partenerilor;
• modificărilor operaționale sau comerciale;
• cerințelor de securitate sau conformitate.

Versiunea actualizată va fi publicată pe website-ul autocorelab.ro, iar data ultimei actualizări va fi modificată corespunzător. Continuarea utilizării website-ului după publicarea modificărilor reprezintă luarea la cunoștință a versiunii actualizate, fără a limita drepturile legale ale persoanelor vizate.

This Privacy Policy describes how SC Auto Core Lab SRL collects, uses, stores and protects personal data of users of autocorelab.ro, customers, potential customers, company representatives, partners and other persons interacting with us.

This policy is informative in nature regarding personal data processing and does not limit the statutory rights of data subjects. SC Auto Core Lab SRL reserves the right to update, amend or supplement this policy at any time, depending on legislative, technical, commercial, operational or security changes.

This Privacy Policy is separate from the Cookie Policy. Detailed information regarding cookies, similar technologies, analytics, tracking and consent options will be provided in a separate Cookie Policy.

1. Identity of the data controller

The data controller is:

For GDPR purposes, SC Auto Core Lab SRL determines the purposes and means of processing personal data collected through the website, forms, orders, customer accounts, direct communications, repair services, sales of refurbished/exchange units, warranty services, support and other commercial interactions.

2. Scope of this policy

This policy applies to personal data processing carried out in connection with:

• use of the autocorelab.ro website;
• submission of quotation requests, repair requests, orders or enquiries;
• creation and use of a customer account or dashboard, where available;
• purchase of automotive electronics repair services;
• purchase of refurbished products, replacement units or exchange units;
• compatibility checks for automotive modules/parts;
• product delivery and returns;
• payment processing;
• issuance of invoices and compliance with accounting/tax obligations;
• management of warranties, complaints, support and disputes;
• communications by email, phone, WhatsApp, website chat, online forms or social media;
• marketing, newsletter, remarketing, analytics and personalised advertising, in accordance with the law.

The services and website are intended for persons aged 18 or over, persons with legal capacity to contract, and legal entities/their representatives. The website and services of SC Auto Core Lab SRL are not intended for minors.

3. Categories of personal data processed

Depending on how you interact with us, we may process the following categories of data, to the extent they are necessary, provided by you or generated through use of our services:

3.1. Identification and contact data

• first name and last name;
• phone number;
• email address;
• delivery, collection or return address, where applicable;
• data sent through forms, email, WhatsApp, website chat, phone or social media.

3.2. Customer account / dashboard data

• data required for creating and managing the account;
• history of requests, orders, repairs and communications;
• settings, preferences and actions performed in the account;
• requests for deletion or modification of the account/data.

3.3. Vehicle, part, module or repair data

• vehicle make, model and year;
• VIN/chassis number, where necessary for correct part identification or compatibility checks;
• part code, module code, module serial number, part number or other technical component identifiers;
• details regarding ECU, TCU, DSG, dashboard, FRM, ABS, BCM or other automotive electronic modules;
• fault symptoms, problem description, history of interventions and technical information provided by the customer;
• photographs of the part, module, label, fault, affected area or other technical images necessary for quotation, preliminary diagnosis, verification, repair or warranty.

3.4. Billing, payment and delivery data

• billing data for individuals or legal entities;
• company name, tax identification number, company address and other billing data, where provided;
• payment method information: online card payment, bank transfer, cash on delivery/courier payment or other available methods;
• order status, delivery, return, cash on delivery, payment confirmation and dispatch confirmation;
• data required for communication with courier and transport service providers.

SC Auto Core Lab SRL does not aim to store full bank card details. Online card payments are processed, where applicable, through authorised payment processors, in accordance with their own policies and security measures.

3.5. Technical and website usage data

• IP address;
• online identifiers;
• browser type, operating system, device and technical settings;
• pages visited, time spent on the website and website interactions;
• cookies, analytics, tracking and marketing data, in accordance with the Cookie Policy;
• website security data, technical errors, logs and suspicious activities.

3.6. Marketing, newsletter and advertising data

• newsletter email address, if you subscribe;
• communication preferences;
• consents and withdrawal of consents;
• interactions with emails, ads, campaigns or online content;
• audience segments, remarketing and profiling data for personalised advertising, where permitted by law.

3.7. Reviews, testimonials, work examples and case studies

We may process data related to reviews, testimonials, feedback, repair/work photographs, technical examples and case studies. Where materials may directly identify the customer, vehicle or other personal/confidential information, we will rely on an appropriate legal basis, including consent where required.

Technical photos or work examples may be anonymised, masked or edited before publication, including by hiding the VIN, part serial numbers, customer data, vehicle data, addresses, email addresses or other identifiable or confidential information.

4. Sources of personal data

Personal data may come from the following sources:

• directly from you, through forms, customer account, orders, email, phone, WhatsApp, chat, social media or other channels;
• from your interactions with autocorelab.ro;
• from communications with SC Auto Core Lab SRL staff;
• from processors or partners involved in payment, delivery, billing, support, security or service administration;
• from documents, photographs or technical information voluntarily sent by the customer.

The customer is responsible for ensuring that the data provided is accurate, complete and up to date. SC Auto Core Lab SRL shall not be liable for delays, wrong deliveries, inability to identify a part, incorrect quotations, inability to perform a service or other issues caused by inaccurate, incomplete, outdated, contradictory or misleading data provided by the customer.

5. Purposes and legal bases of processing

SC Auto Core Lab SRL processes personal data on the basis of one or more legal bases under GDPR, including:

• performance of a contract or steps taken prior to entering into a contract;
• compliance with a legal obligation;
• legitimate interest of SC Auto Core Lab SRL;
• consent of the data subject, where required;
• protection of the legal rights and interests of SC Auto Core Lab SRL, customers or third parties.

5.1. Quotations, requests, orders and service provision

We process data to receive, analyse and respond to enquiries, issue quotations, process orders, provide automotive electronics repair services, sell refurbished/exchange units, manage delivery, payment, returns, warranty and support.

5.2. Compatibility checks for parts and modules

We may process data such as VIN/chassis number, make/model/year, part code, module serial number, label photos, fault symptoms and other technical information to correctly identify the component, check compatibility, avoid order/repair errors and provide a more accurate quotation.

5.3. Customer communications

We may contact the customer by phone, email, WhatsApp, website chat, social media or other channels indicated or used by the customer for clarifications regarding requests, orders, repairs, delivery, warranty, support, complaints, payments or other operational matters.

5.4. Billing, accounting and legal obligations

We process data required for issuing invoices, accounting records, tax reporting, archiving and compliance with applicable legal obligations.

5.5. Payments and chargeback prevention

We process data for payment confirmation, management of payment methods, accounting reconciliation, fraud prevention, handling chargebacks, payment disputes and recovery of amounts owed.

5.6. Warranties, complaints, returns and support

We process data to analyse and resolve warranty requests, complaints, returns, support requests and technical or commercial disputes.

5.7. Fraud prevention, security and business protection

SC Auto Core Lab SRL may process data to prevent, detect and investigate fraud, fake orders, abuse, unauthorised access attempts, cyber-attacks, suspicious behaviour, unjustified chargebacks, unfounded complaints and other legal, technical or operational risks.

5.8. Retention and use of data as evidence

Personal data, communications, technical photographs, repair history, order details and associated documents may be retained and used as evidence in litigation, complaints, warranty disputes, returns, chargebacks, fraud investigations, abusive behaviour, debt recovery, contractual enforcement or defence of the rights of SC Auto Core Lab SRL.

5.9. Marketing, newsletter and commercial communications

We may process data for sending newsletters, offers, news, commercial campaigns or marketing communications:

• based on consent, where the user voluntarily subscribes;
• to existing customers, where permitted by law;
• with the possibility to unsubscribe or object to direct marketing.

5.10. Analytics, remarketing, personalised advertising and profiling

The website may use technologies such as Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, TikTok Pixel, Google Ads, Meta Ads, TikTok Ads and similar technologies for statistics, campaign performance measurement, audience segmentation, remarketing, personalised advertising and optimisation of user experience.

These activities may involve profiling for marketing purposes, such as including a user in an audience segment or displaying relevant advertisements. SC Auto Core Lab SRL does not intend to make solely automated decisions producing legal effects or similarly significant effects on the data subject without an appropriate legal basis.

5.11. Reviews, testimonials, work photos and case studies

We may process data for the publication or internal use of reviews, testimonials, technical examples, repair photographs, case studies and demonstration materials. Where necessary, we will request the customer's consent.

5.12. Quality control, internal training and service improvement

SC Auto Core Lab SRL may internally retain and use technical photos, repair history, module details, fault symptoms and relevant communications for diagnosis, technical verification, warranty, proof of work, quality control, internal training, prevention of technical errors and defence against complaints or claims.

6. Obligation to provide accurate data and consequences of failure to provide data

Providing certain data is necessary for submitting a request, issuing a quotation, identifying a part, checking compatibility, processing an order, providing a service, delivery, billing, warranty or support.

If you refuse to provide the necessary data, or provide incomplete, inaccurate, contradictory, unverifiable or suspicious data, SC Auto Core Lab SRL may be unable to respond to the request, issue an accurate quotation, accept the order, identify the part, provide the service, deliver the product or resolve the warranty/complaint.

SC Auto Core Lab SRL reserves the right to refuse, suspend, cancel or limit the processing of a request/order where the data provided is incomplete, inaccurate, impossible to verify, suspicious, abusive, outdated, contradictory or may create a legal, technical, financial, commercial or operational risk for the company.

7. Communications and retention of communications as evidence

Communications with the customer may take place by phone, email, WhatsApp, website chat, online forms, social media or other channels used by the customer or made available by SC Auto Core Lab SRL.

Emails, WhatsApp messages, chat conversations, social media messages, submitted forms, request/order history and other relevant communications may be retained and used as evidence for verifying customer instructions, quotations, orders, service, warranty, support, complaints, disputes, chargebacks, debt recovery, defence of SC Auto Core Lab SRL's rights and compliance with legal obligations.

8. Recipients of personal data

We may transfer or allow access to personal data, strictly to the extent necessary, to the following categories of recipients:

• authorised staff and collaborators of SC Auto Core Lab SRL;
• courier and transport service providers;
• online payment processors, banks and providers involved in payment management;
• billing, accounting and archiving service providers;
• IT providers, security services, maintenance, website administration and technical infrastructure providers;
• email, newsletter, communication, CRM or customer support providers;
• analytics, tracking, advertising and marketing platforms, including Google, Meta, TikTok or similar services;
• consultants, accountants, auditors, lawyers, notaries, bailiffs, debt recovery companies or other professionals involved in protecting the rights and interests of SC Auto Core Lab SRL;
• public authorities, tax authorities, supervisory authorities, investigation bodies, courts, consumer protection authorities or other competent institutions, where required or permitted by law;
• other persons or entities, where the transfer is necessary for performance of a contract, compliance with legal obligations, defence of rights or protection of the legitimate interests of SC Auto Core Lab SRL.

Website hosting is managed in-house by SC Auto Core Lab SRL. However, certain auxiliary services, such as payments, email, analytics, marketing, security, billing or courier services, may be provided by third parties.

9. International data transfers

Certain services used by SC Auto Core Lab SRL may involve the transfer of or access to data from outside the European Union/European Economic Area, including through platforms such as Google, Meta, TikTok, Stripe, Mailchimp or similar services.

Where data is transferred outside the EU/EEA, SC Auto Core Lab SRL will seek to ensure that such transfers are carried out on the basis of appropriate safeguards under GDPR, such as adequacy decisions, standard contractual clauses, additional protective measures or other applicable legal mechanisms.

10. Data retention period

SC Auto Core Lab SRL retains personal data only for as long as necessary for the purposes for which it was collected, for compliance with legal obligations, performance of contracts, warranty management, defence of rights and protection of the company's legitimate interests.

In principle, the following retention periods or criteria may apply:

• quotation requests or enquiries without a completed order: generally approximately 12 months, unless there is a justified reason for longer retention;
• data regarding orders, repairs, refurbished/exchange units, diagnosis, technical photographs and work history: for the period necessary to provide the service, manage the standard warranty, support, complaints and defence of SC Auto Core Lab SRL's rights;
• customer account data: for the duration of the account and afterwards for as long as necessary for legal, contractual, tax, warranty, security, fraud prevention or rights defence purposes;
• invoices, accounting documents and financial/tax documents: in accordance with applicable tax and accounting legislation, generally between 5 and 10 years, depending on the nature of the document;
• marketing/newsletter data: until withdrawal of consent, unsubscribe or objection, with minimal retention of proof of consent/unsubscribe where necessary;
• security logs and technical data: for the period necessary for security, system administration, fraud prevention and incident investigation;
• data used as evidence: for the period necessary to resolve the dispute, complaint, chargeback, investigation, debt recovery, judicial/extrajudicial proceedings or defence of rights.

Data may be retained longer than standard periods where there is a dispute, complaint, investigation, suspected fraud, chargeback, litigation, debt recovery, warranty issue, legal obligation or another justified legitimate interest of SC Auto Core Lab SRL.

11. Deletion of account and data

Users may request deletion of their account and/or personal data:

• directly from the account/dashboard, if this functionality is available; or
• by email at privacy@autocorelab.ro.

Deletion of data will not affect processing lawfully carried out before the request. Certain data may also be retained even after a deletion request, to the extent retention is necessary for compliance with legal obligations, billing, accounting, warranty, defence of rights, fraud prevention, complaint handling or other applicable legal grounds.

12. Data subject rights

Subject to GDPR and applicable law, you have the following rights:

• right of access to personal data;
• right to rectification of inaccurate data or completion of incomplete data;
• right to erasure of data in cases provided by law;
• right to restriction of processing;
• right to data portability;
• right to object to processing, including direct marketing;
• right to withdraw consent, where processing is based on consent, without affecting the lawfulness of processing carried out before withdrawal;
• right not to be subject to a solely automated decision producing legal or similarly significant effects, subject to the law;
• right to lodge a complaint with a competent supervisory authority.

To exercise your rights, you may contact us at privacy@autocorelab.ro.

SC Auto Core Lab SRL may request additional information to verify the identity of the requester and protect data against unauthorised access. Requests will be handled within the time limits provided by law. In case of manifestly unfounded, excessive, repetitive or abusive requests, SC Auto Core Lab SRL may apply the limitations permitted by applicable law.

13. Right to lodge a complaint

If you consider that the processing of your personal data breaches applicable law, you have the right to lodge a complaint with the competent data protection authority.

In Romania, the competent authority is:

We recommend that, before lodging a complaint, you contact us at privacy@autocorelab.ro so that we can attempt to resolve the matter quickly and amicably.

14. Data security

SC Auto Core Lab SRL applies reasonable technical and organisational measures, proportionate to the nature of the data processed, existing risks, implementation costs and the specifics of the activity, to protect personal data against unauthorised access, loss, alteration, disclosure, destruction or unauthorised use.

Such measures may include, where applicable, access control, passwords, limited access to data, IT security measures, monitoring, backups, updates, internal procedures and operational checks.

However, no method of transmission over the internet and no IT system can guarantee absolute security. SC Auto Core Lab SRL cannot guarantee the complete elimination of all risks, but will act reasonably and proportionately to protect personal data and manage security incidents in accordance with the law.

15. Cookies, analytics and similar technologies

The autocorelab.ro website may use cookies and similar technologies for website operation, security, preferences, statistics, analytics, marketing, remarketing and personalised advertising.

Services such as Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, TikTok Pixel and similar technologies may be used. Their use will be carried out in accordance with applicable law, including by requesting consent where required.

Detailed information about cookie types, providers, purposes, durations and consent options is provided in the separate Cookie Policy.

16. Amendments to this policy

SC Auto Core Lab SRL may amend, update or supplement this Privacy Policy at any time, especially as a result of:

• legislative changes;
• technical changes to the website;
• introduction of new functionalities, accounts, dashboards, payment methods or services;
• changes in processors or partners;
• operational or commercial changes;
• security or compliance requirements.

The updated version will be published on autocorelab.ro, and the last updated date will be amended accordingly. Continued use of the website after the publication of amendments constitutes acknowledgement of the updated version, without limiting the statutory rights of data subjects.

Last updated: 17.05.2026